Zaległy urlop za 2025 rok trzeba rozpocząć najpóźniej 30 września 2026 roku, a ten dzień wypada w środę. Termin wynika z artykułu 168 Kodeksu pracy i nie obejmuje urlopu na żądanie. Pracodawca może wysłać pracownika na zaległe dni nawet bez jego zgody. Grzywna za nieudzielenie urlopu wynosi od 1000 do 30 000 złotych.
Urlopu wypoczynkowego pracodawca ma obowiązek udzielić w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Mówi o tym artykuł 161 Kodeksu pracy. W praktyce wychodzi inaczej. Niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok i stają się urlopem zaległym.
Wtedy wchodzi artykuł 168 Kodeksu pracy. Zaległego urlopu trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dla dni z 2025 roku tą datą jest 30 września 2026 roku. Zostało kilka dni.
Całej puli nie trzeba jednak zdążyć wybrać. Wystarczy, że pracownik rozpocznie zaległy urlop 30 września, a skończy go w październiku. Termin z Kodeksu pracy będzie zachowany. Państwowa Inspekcja Pracy dodaje do tego jeden wyjątek. Data 30 września nie dotyczy urlopu na żądanie.
Na początku roku pula jest podwójna, bo do dni zaległych dochodzą te za rok bieżący. Kolejność nie jest dowolna. Pierwszy idzie urlop zaległy, a bieżący dopiero po nim. Sąd Najwyższy orzekł tak w wyroku z 9 maja 2013 roku, uzasadniając to celem samego wypoczynku. Zwyczaj panujący w firmie ani polecenie przełożonego tego nie zmieniają.
Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Grzywna sięga od 1000 do 30 000 złotych, a podstawą jest artykuł 282 Kodeksu pracy. Karę wymierza się tylko wtedy, gdy zaniechanie powstało z winy pracodawcy.
Bywają sytuacje, w których wolnych dni nie da się wybrać z przyczyn obiektywnych. Taką przyczyną jest długotrwała choroba albo urlop macierzyński i następujący po nim rodzicielski. Wtedy pracodawcy nic nie grozi. Orzecznictwo w tej sprawie zebrała Państwowa Inspekcja Pracy.
Część zatrudnionych liczy na wypłatę w miejsce wolnych dni. Przepis na to nie pozwala. Ekwiwalent pieniężny przysługuje wyłącznie wtedy, gdy urlop przepada z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Tak stanowi artykuł 171 Kodeksu pracy. W trwającym zatrudnieniu wypłata zamiast urlopu jest niedopuszczalna.
Odmowa pracownika nie blokuje też pracodawcy. Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 roku uznał, że szef może wysłać zatrudnionego na zaległy urlop bez jego zgody. Artykuł 168 Kodeksu pracy nie przewiduje tu wyjątków. Osobna podstawa pozwala udzielić zaległych dni w okresie wypowiedzenia.
Po 30 września prawo do wolnych dni zostaje. Roszczenie o urlop przedawnia się po trzech latach, a termin biegnie właśnie od 30 września. Dni z 2025 roku przedawnią się 30 września 2029 roku. Do tego czasu pracownik może się ich domagać.
Bieg przedawnienia potrafi się zatrzymać. Zawiesza go urlop wychowawczy. Pracownica, która wróci po trzech latach opieki nad dzieckiem, ma te dni nadal do wykorzystania.
Stan na 24 września 2026 roku.
źródło zdjęć: Canva
